Tijdens een evenement wil je je boodschap zo goed mogelijk afstemmen op de gast. Alleen zo kun je fotomomenten met daarin jouw vertaalde doelstellingen succesvol overbrengen. Hoe stem je die boodschap dan zo goed mogelijk af? Wij zijn van mening dat dit in drie stappen gebeurt: bereiken, boeien en binden.
Een vraag die belangrijk is voor een evenement is de vraag wie je wilt bereiken. Alleen al met het versturen van de uitnodiging geef je een krachtig signaal af. Komt de genodigde niet, dan je zendt toch positieve energie uit over jouw bedrijf. Een goede indruk achterlaten is namelijk nooit verkeerd.
In de aanloop naar het evenement is de organisatie in maximale staat van gastvrijheid om zo goed en zoveel mogelijk (potentiële) relaties te ontvangen. Hoe interessanter het programma tijdens het evenement, hoe makkelijker je relaties over de streep trekt. Door het koppelen van een grote naam uit het vakgebied aan je evenement ontstaat schaarste. De relatie wil niet het gevoel hebben dat hij iets gaat missen! Als organisator van een evenement moet je deze schaarste creëren.
Ownership
'Bereiken' gaat over het eerste contact leggen door middel van een eerste aankondiging en een originele uitnodiging. 'Bereiken' gaat ook over het stimuleren dat elke beoogde gast aanwezig is. Organisatoren van een evenement zijn vaak slecht op de hoogte van wie er aanwezig zal zijn. Vaak is er geen sprake van ownership. Ownership is een gevoel van betrokkenheid en verantwoordelijkheid om een project uit te voeren en om de doelstelling te bereiken. Er is geen doel gesteld wat betreft het aantal relaties dat het evenement zou moeten bezoeken.
Door medewerkers die affiniteit hebben met de relaties verantwoordelijk te maken voor het totale uitnodigingstraject, is de kans dat relaties komen vele maanden groter. Je kunt op een slimme manier het uitnodigen van relaties verdelen. Geef medewerkers bijvoorbeeld als doel dat driekwart van de genodigden het evenement daadwerkelijk bijwoont. Ook wordt het aangeraden om in de eerste twee weken na het versturen van de uitnodiging telefonisch contact op te nemen met de relatie. Na toezegging kun je een digitale bevestiging sturen. Een week voor het evenement geef je nogmaals aan dat evenement leuk wordt en dat de heer en mevrouw worden verwacht.
Wil jij nog meer weten over hoe jij het beste de organisatie van een event kan aanpakken? Download dan gratis het boek 'Hoeveel rendement maakt u met uw event'.
