Het is zover, de voorbereidingen zijn gedaan. Je kunt aan de slag met de organisatie van je evenement. Wij geven de organisatie van een evenement graag weer als een energieveld met alle stakeholders die erbij betrokken zijn. Een evenement maakt energie en enthousiasme los bij jou en het organiserend comité.
Vanuit deze positieve energie benader je stakeholders, waardoor er een enorm energieveld rondom het bedrijf ontstaat. Deze energie biedt veel kansen, het maakt de organisatie sterker in de performance naar buiten, je hebt iets te vieren, het getuigt van kracht en ondernemerschap. Het energieveld kun je maximaliseren door alle stakeholders (medewerkers, relaties, media, en overige stakeholders) te betrekken bij het evenement.
Maak medewerkers ambassadeurs van het evenement
De organisatie van het evenement begint vaak met het opzetten van een organiserend comité. Dit vormt de eerste kans binnen de organisatie om positieve energie te laden. Door enthousiast de datum van het evenement te communiceren en medewerkers te betrekken bij de organisatie creëer je een positief energieveld. Als een bedrijf in staat is zijn medewerkers mee te laten doen en denken, voelen de gasten dit direct. Het doel is dat medewerkers het evenement groter maken door erover te praten en er actief aan bij te dragen. De beste evenementen zijn dan ook de ‘geco-creëerde’ evenementen waar de directeur vanuit trots zijn medewerkers het bedrijf laat presenteren.
Als gast ben je altijd op zoek naar de identiteit, niet het imago van een bedrijf. Wie kan deze identiteit het beste verwoorden? Je raadt het al: de medewerker. Zijn uitleg wordt meteen geloofd. Wanneer je de medewerker laat meedenken, zal hij vol enthousiasme aan de slag gaan. Hij vertelt zijn naaste omgeving over de plannen van het bedrijf. Zonder dat je er als bedrijf iets voor hoeft te doen, gaat het evenement leven. Kortom, hoe beter je je medewerkers informeert, hoe beter de performance. Zorg dat zij ambassadeurs worden van het evenement. Dat is goed voor de teamgeest, de spirit en de trots. Gedurende de voorbereiding van het evenement is er sprake van veel positieve energie die alle bedrijfsprocessen ten goede komt.
De ‘positieve-energiesnelweg’
Drie maanden voordat het evenement plaatsvindt, communiceer je de datum. Zes weken van tevoren stuur je een spetterende uitnodiging die meteen de juiste energie uitstraalt. De uitnodiging is van enorm belang. Je moet schaarste creëren door te laten zien dat je iets unieks gaat doen en de gast daarbij aanwezig mag zijn. De relatie moet vereerd zijn met de uitnodiging en geeft je bedrijf direct een kwalificatie aan de hand van de uitnodiging.
Het versturen van de uitnodiging maakt de energie rondom het evenement vele malen groter. Maar de grote vraag is: hoe raakt jouw relatie zo geboeid dat hij wil komen? Het is belangrijk om hierbij aandachtspunten in de gaten te houden. De communicatie over het evenement is open vanaf dat je de uitnodiging hebt verstuurd. De ‘positieve-energiesnelweg’ kun je gebruiken om de (potentiële) relaties iets te geven en de spanning voor het evenement op te voeren.
Het is ook belangrijk dat je goed nadenkt over de vraag of je de partner van (potentiële) relaties uitnodigt. Als je de partner uitnodigt, vergroot je de energie rondom jouw bedrijf ook in het bedrijf van de partner van de relatie. Het energieveld groeit.
Dit artikel is afkomstig uit ons Inspiratieboek. Je kunt het hele boek downloaden via de banner aan de rechterkant.
