Er zijn veel specifieke evenementen, maar in de basis zijn alle evenementen onder te brengen in vijf categorieën. Elke categorie heeft zijn eigen type doelstellingen die van belang zijn om tot een zingevend evenement te komen.
1. Bedrijfsevenementen
Een bedrijfsevenement moet niet alleen op korte termijn, maar ook structureel leiden tot meer omzet en meer rendement. Door een live communicatieplatform te creëren, kun je het bedrijf in volle glorie presenteren en indrukken achter laten die moeten leiden tot aankopen. Het draait om het verdiepen en inspireren van relaties met als doel een intensivering van het contact. En dat contact leidt uiteindelijk tot meer omzet en meer rendement.
2. Personeelsevenementen
Het maximale rendement dat je bij een personeelsevenement kunt behalen, komt voort uit HRM-doelstellingen. Denk aan het opkrabbelen na een reorganisatie, het binden van werknemers na een bedrijfsovername, het terugdringen van hoog ziekteverzuim, etc. Hier kun je doelstellingen aan koppelen die je tijdens een evenement op een goede manier onder de aandacht brengt zonder dat het belerend wordt. Het geven van aandacht staat altijd centraal; het draait om mensen.
3. Kennisoverdracht-evenementen
Kennisoverdracht-evenementen zijn zakelijke evenementen, zoals congressen, vergaderingen en seminars. Bob Hutten heeft uit ervaring geleerd dat een gesprek aangaan met de doelgroep het grootste doel bereikt. Je moet centraal zetten wat je wilt bereiken bij gasten. De doelgroep van deze evenementen bestaat uit segmenten, bijvoorbeeld leeftijd en nationaliteit, die ieder zijn eigen communicatievorm kiest om geïnformeerd te worden. Dat maakt het overdragen van kennis vaak complex, maar zeker niet onmogelijk. Als bedrijf kun je de tien belangrijkste boodschappen voor de dag formuleren. Wat moeten ze de volgende dag tegen hun collega’s zeggen over het evenement? Daar gaat het om!
4. Kinderevenementen
De moeilijkheid is dat mensen vanuit hun eigen perceptie kinderevenementen organiseren. Er is weinig creativiteit en weinig empathisch vermogen om deze belangrijke groep gasten te interesseren voor een evenement. Wie een evenement organiseert voor kinderen, heeft vaak niet in de gaten dat zij de volgende ochtend de familie vertellen bij wat voor mooi bedrijf papa of mama werkt.
Onderzoek heeft uitgewezen dat ook een kind een verwachtingspatroon heeft als het naar het werk van zijn of haar papa of mama gaat. Met bedrijfsspelletjes, vooral in de vorm van een competitie, die voldoen aan de verwachtingen, scoor je hoog. Maar houd wel in de gaten dat kinderen weten dat ze niet op een speelplaats zijn. Ze vinden het vooral leuk dat ze op het bedrijf zijn. Ze worden een beetje gezien als een volwassene, behandel ze dan ook op een prettige en zakelijke manier.
5. Particuliere evenementen of thuispartijen
Het verwachtingspatroon is bij particuliere evenementen over het algemeen laag. Toch kiezen mensen vaak voor moeilijke oplossingen, zodat er weinig sprake is van aandacht geven aan de gasten, terwijl dat juist het belangrijkste doel was. Reken tien minuten aandacht per gast, dan is dat al ruim 6,5 uur bij een feest van veertig gasten. Aandacht geef je niet alleen in de vorm van tijd, maar ook door het inzetten van de juiste infrastructuur tijdens het evenement. Een dranktafel, en een buffet kunnen 2,5 en 1,5 uur tijd vrij maken om aandacht te geven aan je gast.
Denk bij de organisatie van een particulier evenement altijd vanuit doelstellingen. Als je vertrekt vanuit het oogpunt ‘aandacht geven’, zul je zien dat ook een thuispartijtje stiekem veel werk met zich meebrengt. Een duidelijke verdeling van taken, zelfwerkzaamheid van je gasten en een goede voorbereiding zorgen voor veel gemak in het geven van aandacht.
Dit artikel is afkomstig uit het boekje ‘Hoeveel verdient u met uw evenement?’ uitgegeven door Hutten. Ben je nieuwsgierig naar de inhoud van het volledige boekje? Een hardcopy van het boekje is te bestellen via de website van Hutten.
